Az üzleti életben ma már elengedhetetlenül fontos a megjelenés minősége. Ez a legkevésbé sem merülhet ki csupán a stílusos öltözékben, a viselt karórában, vagy éppen a megbeszélés helyszínére érkező autó márkájában. Egyre fontosabb szerepet játszik mind küllemében, mind pedig funkcionalitásában, többek között az üzleti tárgyaláson használt irattartó mappánk is. Bár kevesen gondolnák, de amikor kezünkben egy mappával belépünk egy tárgyalásra, a ruházatunk, cipőnk, frizuránk után ez az egyik olyan fontos kiegészítő, amelyen megakadhat a jelenlévők szeme, vagyis szerepe van abban, hogy milyen lesz az első benyomás rólunk. Éppen ezért lényeges, hogy az irattartó mappa a megfelelő használhatóság mellett olyan üzenetet hordozzon a személyiségünkről, ami megbízhatóságot, igényességet és stílust tükröz.
Küllemében milyen irattartó mappát használjunk?
Mindenképpen meghatározó, hogy az irattartó mappát mire szeretnénk használni. Amennyiben státusz szimbólumként tekintünk a mappára, akkor mindenképpen érdemes valódi bőr borítású irattartót választani, ami az idők folyamán egyre patinásabbá válik. Ez biztos, hogy a kívánt benyomást kelti rólunk a tárgyalópartnerek körében. Ennek a borításnak egy hátránya van csupán, mégpedig az, hogy kényes a tisztítása, éppen ezért vigyázni kell, hogy ne érje víz vagy komolyabb szennyeződés. Természetesen vannak kifejezetten bőr felületekhez használható tisztítószerek, azonban, ha nem szeretnénk ezzel túl sok időt eltölteni, akkor érdemesebb inkább műbőr bevonattal gyártott mappát beszerezni. Ezek bár kevésbé patinásak, már ami a küllemüket illeti, viszont lényegesen praktikusabbak, hiszen könnyen tisztíthatóak.
Mit kell tudnia az irattartó mappának?
A kérdés kicsit költői, hiszen éppen annyit kell tudnia egy irattartó mappának, amilyen igényeket támasztunk a használatával szemben. Ha olyan dokumentumokat szeretnénk tárolni benne, amelyeknél fontos a szelektált tárolás, akkor mindenképpen érdemes olyan mappát választani, amelyben több elkülönített rekesz található. Ez a fajta funkcionalitás elsősorban a harmónika szerűen kialakított irattartó mappákra jellemző. A dokumentumok mellett természetes igény, hogy tollakat, illetve egyéb írószereket, például tollat, szövegkiemelőt, vagy éppen ceruzát is kényelmesen tudjunk tárolni a mappában, hiszen például egy szerződés aláírásakor jó benyomást kelthet a partnerünkben, ha egy minőségi, hagyományos töltőtollat használunk.
Az üzleti tárgyalások ma már elengedhetetlen része a névjegykártyák cseréje. Éppen ezért az irattartó mappában mind a saját kártyáinknak, amelyeket új üzleti kapcsolatainknak adunk át, mind pedig a kapott névjegyeknek is kényelmesen hozzáférhető helyen kell lenniük, hiszen kellemetlen lehet, ha minden szükséges kiegészítőt más-más táskából, pénztárcából kell elővenni egy-egy kézfogást követően. A névjegykártyatartó mellett egy kis jegyzetfüzetnek, határidőnaplónak, ha digitálisan jegyzetelünk, akkor akár tabletnek is érdemes helyet szorítani az irattartó mappában, hiszen előfordulhat olyan helyzet, amikor a megbeszélés közben saját magunk részére szükséges feljegyezni fontos információkat.
Az irattartó mappa méretéről
Az irattartó mappák méretét általában az határozza meg, hogy a leggyakrabban használt papírméretek, vagyis az A4-es, illetve az A5-ös papírlapok kényelmesen elférjenek benne. Ennek megfelelően különböztetünk meg nagyobb, amely lényegesen elterjedtebb és kisebb irattartó mappákat. Napjainkban elvárás lehet, hogy a dokumentumok mellett, hogy akár egy tablet is elférjen a mappában, amire a választásnál érdemes külön odafigyelni.
Amikor az irattartó mappák is követik a divatot
Mivel egy-egy megbeszélés során végig szem előtt vannak az irattartó mappák, érdemes odafigyelni azok színvilágára is. Elsősorban hölgyeknek ajánlott a világos, vagy éppen színes külsővel kialakított mappákat választani, míg férfiaknak inkább sötét színű irattartóval érdemes megjelenni. Természetesen az sem mindegy, hogy melyik korosztályhoz tartozik a mappa használója. Persze ki tudja, van az a szituáció, amikor éppen egy kicsit viccesebb megjelenés oldhatja egy-egy tárgyalás feszültebb hangulatát.
Az üzleti etikett szabályai a legritkább esetben térnek ki külön az irattartó mappákkal szemben támasztott elvárásokra. Éppen ezért a szakemberek azt javasolják, hogy mindenki az egyéniségének és a személyes igényeinek megfelelő dokumentum tartót válasszon magának annak érdekében, hogy az mind megjelenésében, mind pedig a tárolási lehetőségek tekintetében maximálisan megfeleljen az elvárásoknak.